среда, 16 августа 2017 г.

Об уборке с почти научной точки зрения - 5.


 Эх гулять, так уж гулять
Сказку надо добивать…
(из старого выпуска КВН)

Вот мы и подошли вплотную к рассмотрению последней обещанной системы организации пространства - 5S... 
Лирическое отступление: Сколько раз приходилось наблюдать рабочие столы, утонувшие в ворохе папок, горах бумаг, кучах канцелярских товаров, черновиков и чашек с чаем. Хм…,  капитально засорённые рабочие столы на мониторах – там же. И самый любимый вопрос хозяев этих столов и мониторов: «Где же…?». Чтобы найти нужный документ или выполнить любую задачу, нужно потратить тонну времени и столько же нервов. Они очень «любят» терять документы, порождая и подпитывая машину тотальной бюрократии и контроля. И по почти 10-летнему опыту работы в службе персонала и около неё – ох, далеко не всегда эти люди хорошие продуктивные работники.
Кстати, именно они – самая активная оппозиция нововведениям и оптимизации. «Мы так всегда работали…», «Мне так удобно…», «У меня там своя система…» и т.д. Может быть, найдётся даже несколько вполне «весомых» оправданий: опасение потерять нужный документ (блин, всё равно ведь потеряешь!), большой поток разноплановых задач, переполненные места хранения (забитые всем подряд ящики стола и полки), лень лишний раз встать, дойти до шкафа и хранение по принципу «а вдруг понадобится?». 
Но намного чаще в таком хаосе прячется куча проблем и избеганий. Гора бумаг ассоциируется с загруженностью, а "пока я загружен - меня не уволят". Научная организация труда, повышение эффективности и "Бережливое предприятие" - пустой звук. В погоне за "неувольнением" на саморазвитие и рост времени не остаётся.
Как сказал один из человек своему знакомому: «Пока здесь бардак и неорганизованность на всех уровнях, можно сидеть спокойно, имитировать занятость и получать деньги» (извините, услышала случайно в автобусе).
Но реально и объективно оправданий для бардака хоть дома, хоть на рабочем месте, не существует. И да, я слышала много сказок и размышлений на тему, но:
 БАРДАК ТОРМОЗИТ ТВОРЧЕСКИЙ ПРОЦЕСС.
А вовсе ему не способствует.
Сегодня будут слайды. 
Ну что? Пошли разбираться и подводить итоги?

Откуда растут ноги?: И снова через океан. Вернее, тусить придётся по обоим берегам Тихого океана, потому что, родившись в Японии, «Дао Тойота» за более чем 60-летнюю историю трансформировалось в «Lean Management» (ака «Бережливое предприятие»), одну из самых актуальных технологий управления производством.
Символ системы: эффективно организованное рабочее место с минимальными потерями.
Девиз этой системы: «Выявляй проблемы раньше, чем они перерастут в серьёзные трудности».
Методы: Из названия очевидно, что оно - аббревиатура и одновременно мнемотехнический приём, указывающий на 5-шаговую последовательность наведения и поддержания порядка:
1. СЭИРИ (Сортировка): избавляемся от всего ненужного
В общем, любое наведение порядка во всех системах начинается с устранения всего, что не относится к актуальным задачам-процессам и/или функции места. Эта система не исключение.
Здесь идёт явное пересечение с принципами Джулии Моргенштерн: деление локации по функциям и категоризация предметов на 3 типа:
0 Нужные всегда
0 Нужные иногда
0 Ненужные
Логично, что первые организуются «в ручной доступности», вторые перемещаются чуть дальше на хранение, а третьи – устраняются.
Увы, коллеги-товарищи Плюшнины и Барахлюшкины, без выкидывания никак и никуда: истёкший срок годности, необратимая поломка, устаревшие инструменты, испорченные материалы – повод однозначно расстаться с вещью. Но в 5S на этом этапе очень важно привлечь и вовлечь домашних в процесс, чтобы не избавиться случайно от тех вещей, которые эмоционально дороги или являются нужными, но не «главному по уборке» (Ау, Мариэ! Зачем было искать поводы для конфликтов?!).  Для этих спорных предметов применяем понятие «карантин».
Карантинные вещи отмечаем любым удобным способом. На предприятии чаще используются ярко-красные этикетки на клейкой основе или красные бирки из пластика на хомутах-стяжках. Дома мы по общему с любимым решению выносим их в хозяйственный стеллаж на балконе. Что решите использовать Вы, зависит только от личных эстетических предпочтений, возможностей и бурности фантазии.
Если в течение определённого оговоренного времени (от 10 до 30 дней) метка с вещи не снимается – то есть вещь не была использована – принимается окончательное решение о её дальнейшей судьбе: продажа, дарение, переработка (спланировать и не затягивать!) или – бесповоротное – на свалку.
Непрошедшие карантин псевдонужные предметы, сосредоточенные в разных местах – очевидная потеря и крайне заметный маркер существующей нерешённой проблемы внутри.
2. СЭИТОН (Соблюдение порядка): у каждого предмета должно быть своё место
Может кто-то помнит картинки из книг по эргономике, где за каждым предметом обозначено и закреплено место в соответствии с принципом «4 легко» (легко найти, легко взять, легко использовать, легко вернуть). 

На производстве разметка КАЖДОГО ПРЕДМЕТА может быть и полезна (из личного опыта: не везде и не всегда. Встречался и конкретный маразм в виде подписанных ручек и корзин для бумаг), но дома это не всегда нужно и, наверное, даже излишне. Вполне достаточно маркировки категорий.
Наша аптечка.
Сейчас таблетки разделены по категориям и разложены в зип-пакеты. Справа - мази, кремы и гели. Перевязочный материал и травы хранятся отдельно.
Уже есть идея, как улучшить (5 этап), но надо дождаться зарплаты.

Цель проста: любой член семьи легко заметит, если что-то закончилось или на месте отсутствует. Поэтому расположение, категории и маркировку лучше обсудить и доработать вместе
И очень важно: по окончании использования любой предмет на своё место ДОЛЖЕН вернуться. И это должно стать аксиомой для всех, кто хоть иногда этим предметом пользуется. 
Я с трудом представляю себе ситуацию поиска ножниц или нужного документа. Они всегда оказываются на месте. Ну… разве что к нам в гости приехали родственники и вещи начали массовую несанкционированную миграцию J
Кстати, если все домашние примут это правило, то и хот-споты поисчезают: если вот прямо щас никто этим занимать не будет, чётко определите, где оно будет храниться и ждать, когда вы к нему вернётесь.
Пример из жизни: несрочная квитанция о сверке, регулярно рассылаемая коммунальными службами, отправляется сверху в прозрачную папку «Квартплата». Когда буду заполнять счета и квитанции (после получения зарплаты), вот тогда её время и придёт. Срочная – отправится в кошелёк, чтобы утром можно сразу перезвонить с работы в соответствующую службу.
3. СЭИСО (Содержание в чистоте): регулярная поддерживающая уборка
Важно: Вопрос чистоты в доме не должен быть головной болью только хранительницы домашнего очага. Да, у неё может больше функций в этом вопросе, но, даже при маме-домохозяйке, если остальные обители исключены из процесса, наведение порядка легко превращается в вечное беличье колесо. Оно нам надо?!
Жить в хламовнике неприятно никому, но сидеть, развалившись, и ждать пока за тобой поубирают, брезгливо поджимая губы и поднимая ножки – это а) некрасиво; б) признак дурного воспитания; в) форма неуважения.

Для информации: рабовладение как социальный строй себя давным-давно дискредитировало, а крепостное право в России отменено в 1861 году.
Цель очевидная: вырабатываем привычку к чистоте и наведению порядка не только у себя, но и у домочадцев. А привычка, как, наверное, многим известно, вырабатывается примерно за 1 месяц или 21 регулярное повторение. А значит усилия и мотивация, мотивация и ещё раз мотивация J
4. СЭИКЭЦУ (Стандартизация процедуры): распределение обязанностей
Как выглядит стандарт на производстве? Очень просто и изящно: 

Да-да, это самый обычный бланк, известный как чек-лист. Благодаря ФлайЛеди и другим источникам про них не знает, наверное, разве что последняя лентяйка. Да и та может вести эти чек-листы, не зная, что это они самые.
Каюсь, для меня самой это стало открытием. Мы часто переезжали и списки вещей/дел/задач с указанием ответственных у нас в семье велись всегда, сколько себя помню. Спасибо, папочка!).
Ключевое требование по оформлению: просто читать – легко использовать.
Главное: активное участие инициатора изменений, последовательность, а также понимание ответственности и принятие правил всеми участниками процесса J Творчество приветствуется. Можно и девизы шутливые семейные придумать и чек-лист разрисовать пиктограмками для не умеющих читать.
Ну да… Говорить – не мешки ворочать… На производстве за этим шагом стоят распоряжения, приказы, положения, протоколы и процедуры. С документами знакомят под роспись и они становятся частью обязанностей... 
Однако, с родными и близкими мы же вполне можем «заключить устную договорённость» обо всём: от укладывания вещей на места до графика уборки с инструкциями по выполнению. Ключ – доброжелательная твёрдость, спокойный контроль и чёткие зоны ответственности. Таки кто-то за это должен отвечать.
НО! Опасайтесь формализма и бюрократии: расписанный под хохлому «график дежурств» на холодильнике может быстро превратиться в откровенно безответственную мульку, если все друг с другом «поменялись», а вот кто и с кем – никто не помнит. 
График ради графика – это не то, что стоит усилий.
5. СИЦУКЭ (Совершенствуйте): координируйтесь и слушайте.
Чем чище и организованнее становится дом, тем заметнее становятся различные мелкие, средние и крупные проблемы: не хватает полочек, не закрываются дверцы... Или в процессе эксплуатации выбранный вами вариант может оказаться не самым лучшим. В смысле, результат-то он приносит, но меньший или не такой, чем ожидалось.
Самое простое – обвинить в этом энтропию, врождённые «дефекты», расположение звёзд в момент зачатия и вселенскую несправедливость, после чего предать все виды самоорганизации анафеме и забвению. Но, лично моё мнение: избегать проблемы не значит её решать.
Вот поэтому так люблю эту часть системы 5S: за постоянное развитие и возможность задать вопросы. Некоторые знакомые подозревают, что мой никнейм Aska происходит от английского «to ask» (спрашивать) J
Последовательность задавания вопросов примерно следующая:
- А чего собственно я/мы хотели?
- Что получилось?
- Что не получилось?
- Как сделать лучше?
Последний вопрос – самый важный, потому что отвлекает от размышлений про энтропию, несправедливость со звёздами и запускает процесс поиска решений J
Таки да, опять пересечение с системой Моргенштерн. Только Джулия предлагает вопросы задавать в самом начале, а тут – после того, как основные раздражители-отвлекатели уже устранены.
Показываю на примере из жизни:
Стартовая диспозиция: длинный прямоугольный коридор с нишей за углом справа. В нише расположился самодельный "шкаф для обуви", которым мы почти не пользуемся - слишком далеко от входа. Там обитает не сезонная обувь и строительные материалы.
Основная носимая обувь чаще всего оказывалась брошенной у входа в тамбуре:
Это так, инсценировка. Было куда хуже. Особенно, если приходили гости.
Дверь в подъезд у нас открывается вовнутрь, в тамбур, внутренняя - тоже туда. Поэтому бросание обуви оказывалось не только мало эстетичным,  но и небезопасным из-за возможности заблокировать двери.
Поскольку площадь тамбура невелика, вариант установки обувницы за дверью не рассматривался. Тем более, там есть проблемы со стороны соседей. Т.е. единственный возможный вариант: установка места хранения внутри квартиры:
Что мы и сделали. 
Вариант №1. Прожил 2 недели.
Анализ показал, что хотя эстетически это расположение полочки правильно, но с точки зрения функционала - нет. Чтобы поставить на неё обувь, нужно проделать несколько совершенно ненужных движений, а чтобы получить доступ к розетке - отодвинуть в сторону. Поэтому обувь продолжала оставаться преимущественно в тамбуре. И вовсе не потому, что мы  непроходимые лентяи.
Поэтому мы подумали и перешли к варианту №2:
Пошёл 2 месяц.
Возможно, это не всем покажется правильным - обувница выступает на 5-8 см в проход. Но более узкая версия стеллажа нам не подходит по потенциальному количеству размещаемых пар обуви, а за счет того, что ниша шире стандартного дверного проёма, даже при наших габаритах, в обувницу никто ни разу не врезался.
Из доработок в процессе совершенствования возможен демонтаж съёмной подставки для зонта (вверху сейчас фумигатор обитает, а внизу пустует полочка). У нас таких длинных зонтов нет - предпочитаем складные "сумочные" модели.
Ну что? Сложно? По-моему, не очень.
Особенности: приведение рабочего места (от стола до производственного цеха) в порядок это самый простой из инструментов по устранению потерь. Во время тренинга у участников бывает шок, когда элементарная уборка на столе приводит к увеличению производительности в упражнении на 20-30%. Но! Это лишь один из инструментов, он не является панацеей и потому не стоит на нём зацикливаться.
ОДНОЙ УБОРКОЙ СЕБЕСТОИМОСТЬ НЕ ПОВЫСИТЬ!
Да и порядок в доме на постой не навести J
Хотя 5S как способ организации и использования пространства изначально ориентирован на производство, для хранительниц домашнего очага он тоже эффективен. В первую очередь за счёт активного привлечения домашних к общественно-полезным работам бытового характера.
Максимальное использование человеческого потенциала – это вообще одна из ключевых особенностей большинства методов «Бережливого предприятия».
Последняя особенность: правило «1 минуты» или анализ времени выполнения операции. 
Возможно, полка над столом у школьника/студента или ворох игрушек в углу детской не отвечают вашим родительским эстетическим представлениям об организованности. Но: это, в первую очередь, Ваши представления, во вторую: если пользователь может найти нужный для выполнения задачи предмет – книгу, документ, тетрадь, игрушку – менее чем за одну минуту, при этом, не впадая в панику, не совершая ненужных движений (например, перекладывание стопки бумаги) и не подвергая себя и других риску получить травму, это значит, здесь действительно существует своя система. Всё, что можно сделать: прикрыть шторкой и продолжать предлагать варианты, пока не найдёте устраивающий вас обоих.
Куча посреди комнаты, об которую все спотыкаются или наступают на содержимое – системой не считается.
Революционность: обратная инверсия: методика для предприятия универсальна и подходит не только для решения проблем с производительностью и травматизмом. Кроме этого, акцент в 5S не столько на уборке, сортировке хлама и организации рабочего места, сколько на воспитание привычек, вовлечении и использовании домашнего «человеческого» ресурса.
Плюсы:
- постоянный тимбилдинг J Реализация принципов «Бережливого предприятия» невозможна без вовлечения всего коллектива – от директора до уборщицы – в процесс изменений. Дома – то же самое: участвуют все. 
Помните, в мультфильме про Простоквашино:
- нет советов, но есть алгоритмы. Никто не будет впаривать миленький таймер или прикольную корзиночку для специй, как жизненно важные предметы. Никто не вышвыривает с уверенностью тамплиера в крестовом походе любимую, но постаревшую, кофточку. Никто не объявляет детей и домашних животных врагами чистоты. Каждый случай – уникален, но подчиняется общим универсальным принципам. А алгоритмы – всего лишь вариант проявления этих принципов.
- воспитание. Цель 5S: не привести дом/квартиру/комнату в состояние операционной. Цель: научить живущих и работающих вместе людей поддерживать уют и чистоту. И порознь, и совместно.
Минусы:
- куча нипонских словечек и управленческой зауми. Хотя японцы поступили мудро и не стали изобретать велосипед, взяв, условно, корпус (промышленные технологии) на западе, а колёса – на востоке (наработки советских учёных по эргономике), но от словоблудия отказаться не смогли. Всё, что можно было проименовать – проименовали; всё, что можно было обозначить – обозначили. А далеко не все японские слова звучат благозвучно для русскоязычных… Особенно для специалистов «старой гвардии». Все эти гембы, канбаны, покайоке и, особенно, муды – вызывают недоумение и недоверие. Поэтому приходится интенсивно работать переводчиком «с японского на человеческий» J
- коллективизм. Интроверты от него реально устают. По себе знаю J
Личное мнение и опыт: В предыдущем посте я уже писала, что отдаю предпочтение в этом вопросе Джулии Моргенштерн и принципу «Изнутри наружу». Но используя параллельно обе технологии, могу сказать, что они друг другу не слишком противоречат. Особенно в части проверки гармонии алгеброй идеи практикой. Поэтому, эксперимент продолжается и, в зависимости от ситуации, использую алгоритмы наиболее подходящей системы.
---------------------------------------
Итак, на этом серия обзоров-анализов систем завершена, но тема ещё не исчерпана. В любом случае, есть важный факт:
ВАШ ДОМ НЕ СТАНЕТ УЮТНЫМ И КОМФОРТНЫМ В ОДНО МГНОВЕНИЕ ПО ВЗМАХУ ВОЛШЕБНОЙ ПАЛОЧКИ.
Для поддержания порядка нужно приложить усилия: сначала приличные, потом – значительно меньшие. Это как раскрутить колесо – инерцию никто не отменял.
Но когда молоток – ваш единственный инструмент, все проблемы выглядят для вас как гвозди. А ведь существуют и болты, и винтики, и саморезы, и клей… J
Цель этой серии постов изначально в том, чтобы показать, не Флаями едиными что систем самоорганизации существует как минимум больше, чем две J. Значит, что у каждой из нас есть выбор. И не из «двух зол», а из множества вариантов.
Как правильно отметил один из руководителей после тренинга по тайм-менеджменту: «Невозможно быть организованным выборочно. Ты либо организован, либо нет. Но в тот момент, когда ты видишь и осознаёшь результат – остановится уже невозможно J». И знаете, я не могу с ним не согласиться! Неважно, кто какую систему в итоге выберет, главное – сделать первый шаг и не останавливаться.
И на сегодня всё.

Спасибо за внимание!

10 комментариев:

  1. Боже мой! Вот что я так безуспешно пыталась донести родственникам. Теперь думаю как ненавязчиво подсунуть дочери и мужу Ваш пост.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Рада, что пост понравился и ещё больше, если вся серия окажется полезной.
      Незаметность противоречит духу "Бережливого предприятия". Оно как раз строится на открытом обсуждении возникающих проблем. Но если по-другому никак, то ставим микро-цель: хотя бы познакомить с идеей ))

      Удалить
    2. Может быть на "ты" будет удобнее? ))

      Удалить
  2. Я неорганизованная - пора с этим смириться... Пойду что ли порядок наведу около швейной машинки, может вдохновение снизойдет))) Спасибо!

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Наташ, ну вот что за саморазвешивание ярлыков?! Давай будем считать, что у тебя ...хм... недостаток мотивации )) Когда нет смысла, понимания, цели и чувства необходимости - нет нужды и быть организованным. Сначала нужно определиться, а зачем вообще быть организованным? И тогда уже подбирать и выбирать инструменты ))
      Кстати, вдохновение снизошло? ))

      Удалить
  3. О, вот это примерно, что у меня дома!! Правда, с пунктом 3 иногда бывают сложности :) Но в целом это всё работает, причём постоянно и довольно эффективно!
    В "совершенствуй" отлично укладывается флаевский принцип "если где-то копитя мелочь - поставь туда красивую коробку". У нас на подоконнике сразу у двери вечно ключи были, ложечки для обуви и прочая мелочь, нужная в момент перед выходом. Сейчас там стоит коробка и все знают, что в ней лежит и зачем.
    Ещё, эта система очень удобна для тех, кто, в принципе, раздолбай по натуре, но хочет жить в относительном порядке и чистоте. Никакого насилия, никакого принудительного расхламления - всегда есть время подумать и решить. А ещё легко можно объяснить человеку, незнакомому с вашим домом, где и что лежит, и он найдёт это там даже без вашего пригляда.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Свет, знаешь, я как-то не могу назвать сотрудников крупного холдинга и работников металлургического комбината разболбаями )) Тут реально нет принудиловки, но есть "общий порыв" и мотивация к изменениям. Как на ленинском субботнике: как-то незаметно втягиваешься и не можешь остановиться )) И ты абсолютно правильно отметила про быстрое ориентирование новых людей в доме. Но тут и у Джулии есть хорошие наработки.
      Коробочка в БП - символ канбана, по-нашему - мусора. Такое себе временное решение. В принципах 5S Если где-то что-то копится, значит там - очевидно недорганизованная точка, несущая потери. Отличное место для поиска решений, называемое неблагозвучным словом "гемба" )) А кроме коробки варианты были? Типа вертикального органайзера или прозрачного стеллажа с выдвижными ящиками? ))

      Удалить
    2. Входная зона - это всегда куча вопросительных знаков. Я как-то показывала барашковешалку для сумки и пакета, чтобы руки разгрузить и спокойно войти в квартиру ))
      Спасибо за комментарий

      Удалить
  4. Хвастаюсь: единственное достижение в коллективизме=групповой уборке - муж замечает отсутствие кухонных ножниц. "Их нету! Почему не на месте! Их явно кто-то умыкнул!" Иу, грешна, умыкаю... по хознадобности. А мужу они нужны только в 2 случаях - отрезать майонезу пимпочку/отрезать пакету вина носик. Всё. Но бдит как цербер))) Честно говоря, тихо радуюсь.
    Аптечка у тебя супер организованная, беру на карандаш зип-пакеты с подписями. С галошницами - ну это точно очень индивидуальные штуки, каждый сантиметр учитывать надо. И розетки, да, доступ должен быть свободным.
    Система понравилась. Всё мне очень близко.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Ух, как фактор личной заинтересованности действует )) Света, ты это, бери на заметку и делегируй мужу контроль над другими "интересующими" предметами :) А вообще, вовлечённость в процесс, пусть и избирательная это хорошо. Значит работает.
      Зип-пакеты это отличный выход в некоторых ситуациях. Сушёные травы, лекарства, фурнитура - главное организовать и структурировать. А вообще аптечка уже усовершенствована и теперь совсем-совсем радует.
      Хорошо, что понравилась. Некоторым сразу кажется холодноватой, но в ней просто мало эмоций: система же изначально производственная :) Может поэтому я сама между системами зависла? ))

      Удалить